4 desafios dos prestadores de serviço na gestão de facilities

Conheça estratégias que podem ajudar a superar obstáculos que atrapalham a rotina e põem em risco o sucesso do negócio

As empresas que prestam serviços de facilities têm como objetivos principais garantir a sustentabilidade do seu negócio e a satisfação de seus contratantes. Ao longo dessa jornada, os gestores precisam superar uma série de desafios que vão da intensa competição no mercado à dificuldade de administrar terceiros.

Para compreender melhor as dores desses profissionais, a equipe do Optimus Prime realizou uma sondagem que detectou alguns motivos de preocupação nas rotinas dos administradores. Confira mais detalhes a seguir:

1) Como agregar mais valor à prestação de serviço?

A concorrência acirrada e o entendimento de alguns contratantes de que a gestão de instalações é uma commoditie são fatores de pressão nas empresas que prestam esses serviços. A perda de concorrências, a dificuldade de expandir os negócios e a redução das margens de lucro são algumas ameaças muito reais, que exigem estratégias para reduzir o custo operacional e maximizar a geração de valor para os clientes. 

Nesse ponto, a digitalização dos processos é uma das rotas a serem trilhadas. Isso porque ela permite garantir maior eficiência às operações, tomar decisões mais assertivas e ágeis, além de dar mais transparência aos processos. A digitalização, associada ao big data, por exemplo, é determinante para ajudar as empresas de facilities a medir e descrever seus impactos sobre o negócio principal.

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2) Como digitalizar a prestação de serviço sem impactar no custo do contrato?

Da situação relatada acima decorre, em parte, o segundo problema detectado pelos gestores de empresas de facilities. Como iniciar um processo de transformação digital em um contexto tão desafiador? 

Muitos ainda trabalham com controles em papel e registros por máquina fotográfica, o que impede uma gestão à vista e ativa de toda a operação. Como resultado, há o comprometimento de competitividade, mais dificuldade para a entrega e comprovação de resultados, além do aumento de custos operacionais. A solução para isso passa pelo uso de softwares intuitivos, que integram múltiplas soluções via smartphones ou tablets e não exigem investimentos vultosos ou grandes dificuldades na adaptação de processos. Em facilities, a gestão mobile veio para ficar.

3) Como gerenciar terceiros de forma mais eficiente?

A gestão de terceiros é um aspecto sempre desafiador para a prestação de serviço, exigindo soluções que garantam adequada supervisão e rastreabilidade. Entre os aspectos mais complicados está mensurar se o terceiro atuou no prazo definido em contrato e em alinhamento aos Service Level Agreements (SLAs). 

As ferramentas digitais podem, mais uma vez, contribuir bastante para melhorar esses processos. Recursos como o controle de documentos/contratos permitem acompanhar as datas de vencimento e emitir alertas para os devidos responsáveis com antecedência. Também são úteis funcionalidades que possibilitem auditar as ordens de serviço executadas durante a prestação de serviço e que sejam capazes de gerar diferentes tipos de relatórios.

OS para prestação de serviço

Além disso, “o acompanhamento rigoroso dos KPIs (indicadores-chave de desempenho) auxilia o gestor a identificar em quais pontos há problemas e permite que eventuais falhas sejam corrigidas com agilidade, antes que causem um impacto elevado nos fluxos de trabalho”, diz Andréa Pareja, fundadora da Tower Facilities.

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4) Como garantir o engajamento das equipes?

Na gestão de facilities, os colaboradores são as engrenagens mais importantes para fazer com que tudo funcione bem. Daí a importância de criar um ambiente estimulante e saudável para essas pessoas. “Outra prática positiva é o uso do feedback, que quando realizado de forma construtiva, promove motivação e estímulo para o aprimoramento contínuo”, destaca Pareja, lembrando que no dia a dia, é fundamental mostrar o quanto o trabalho de cada colaborador é essencial. “Humanizar as relações costuma ser uma medida valiosa para manter o alto desempenho”, conclui ela.

COLABORAÇÃO TÉCNICA

Andréa Pareja — Administradora de empresas com mais de 25 anos de experiência em companhias de grande porte multinacionais. É especialista em gestão predial, gestão de obras e de equipes administrativas, multidisciplinares e de facilities. Também é fundadora da Tower Facilities.

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