Os custos de manutenção e facilities envolvem todos os serviços operacionais necessários para a manutenção de um edifício ou empresa. Gastos com energia e água, material para consertos, limpeza, segurança, trocas de peças danificadas, substituição de equipamentos, compras de EPIs e ferramentas, mão de obra…  

A lista é imensa! Mas para a boa gestão dos gastos é importante que tudo seja registrado – mesmo as pequenas despesas – para que possam ser analisadas, programadas e, quem sabe, até reduzidas.

Como identificar custos de manutenção?

O primeiro passo é dividir os custos de manutenção em categorias. Confira:

– Custos diretos: Todos os custos relacionados a peças de reposição, ferramentas, mão de obra, insumos e serviços;

– Custos indiretos: Surgem da depreciação de equipamentos. Podem ser também todos os custos envolvidos no reparo de uma falha do equipamento;

– Custos induzidos: Custos gerados pelos impactos nos processos produtivos. Podem ser decorrentes de uma falha no setor de manutenção. Por exemplo, horas extras de um funcionário que teve que parar o trabalho e compensar depois por conta de um problema que parou o equipamento.

Com essa divisão, os custos de manutenção serão analisados separadamente, permitindo que a organização dos dados e a gestão financeira aconteça de forma mais clara e ágil.

Como calcular os custos com mão de obra?

Quando falamos sobre os custos com mão de obra, é muito comum usar o indicador de “hora/homem”, que consiste em dividir o salário do técnico por sua carga horária e, a partir disso, entender quanto custa a hora de cada serviço.

Manter o controle desse indicador para cada conserto é extremamente valioso para ter mais domínio sobre seus custos de manutenção e operação.

Como reduzir custos de manutenção?

Não há redução de custos de manutenção sem medição e controle: o grande objetivo de um gestor de Facilities é fazer mais e (se possível) melhor, com menos recursos. Para isso é necessário medir e cumprir o budget com precisão. Confira dicas:

– É importante ficar de olho nos custos com hard services – ou seja, aqueles que são indispensáveis e estão relacionados à estrutura do edifício – como por exemplo, fornecimento de água, energia, gás, ar condicionado… Para isso, apostar em soluções de reuso e redução de consumo de água e alternativas para eficiência energética pode ser muito útil.

– É normal que máquinas e equipamentos estejam sujeitos a quebras e precisem trocar peças. Mas os responsáveis por essa área precisam fazer todas as manutenções (preventivas, corretivas e preditivas) e sempre agir rápido, reduzindo impactos na operação e, consequentemente, nos custos de manutenção.

– Imprevistos acontecem. Por isso, é importante ter um plano de contingências para casos de enchentes, problemas no fornecimento de água ou energia, falta de acesso à internet e etc. Isso evita que os custos extrapolem o orçamento previsto.

Softwares de gestão podem reduzir custos de manutenção

Com o avanço da tecnologia, é possível otimizar e gerar bons resultados para os negócios. Assim, as empresas começam a enxergar o investimento em facilities como redução, e não, incremento de custos.

Softwares de gestão ajudam bastante a controlar os custos de manutenção e a reduzi-los. Isso porque eles substituem os controles ou planilhas impressas. Permitem registros mais precisos, detalhados e confiáveis, geram relatórios completos e facilitam a implementação de indicadores de facilities (KPIs) para que o gestor consiga calcular produtividade, despesa, tempo, custo do serviço e etc.

Um exemplo de software de gestão que pode te ajudar a reduzir custos de manutenção (e muito mais) é o Optimus. Quer conhecer? Clique abaixo e agende uma demo:

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