O que é uma ordem de serviço e qual a sua importância na gestão de facilities?

Uma Ordem de serviço (OS) é um documento que formaliza um trabalho que foi ou será realizado. Esse documento registra as informações do serviço prestado e pode ser usado para orientar equipes de prestação de serviço. Através dele é possível colher informações fundamentais para a gestão de facilities e manutenção.

Toda ordem de serviço contém informações importantíssimas para diversas áreas de uma empresa (almoxarifado, manutenção, facilities, finanças etc.). Portanto, montá-la e preenchê-la corretamente é um ponto fundamental na sua operação.

Uma boa ordem de serviço contém, por exemplo, o horário em que o serviço foi solicitado e o tempo de duração da execução do serviço. A partir dessas informações já é possível identificar indicadores como, MTBF (mean time between failures ou tempo médio entre falhas) e MTTR (mean time to repair ou tempo médio para reparo), que são relacionados à disponibilidade de equipamentos.

Como montar uma ordem de serviço

Agora que você já sabe o que é uma ordem de serviço, é hora de aprender como montá-la. Na área de gestão predial, ela deve começar com as seguintes informações:

  • Número da OS – número identificador individual para cada ordem de serviço.
  • Hora de abertura da OS – colocar a data/hora do momento em que o serviço foi solicitado.
  • Local – em qual local o serviço deve ser realizado, referindo-se ao endereço em que o equipamento se encontra.
  • Andar – em caso de prédios, em qual andar o serviço deve ser executado.
  • Área – em qual área dentro do local/andar o serviço deve ser executado.
  • Equipamento – em caso de falha de equipamento, qual é o equipamento que está dentro do local/andar/área que necessita de manutenção.

As próximas informações a serem incluídas no documento são relacionadas ao serviço que deve ser prestado.

  • Nome do solicitante – nome do responsável da solicitação.
  • Natureza da OS – se a OS é de acompanhamento, atendimento, emergencial, planejada etc.
  • Qual é o tipo de OS – nome da equipe a quem a Os é destinada (civil, elétrica, mecânica, limpeza etc).
  • Qual é o problema – indicar e descrever detalhadamente qual é o problema a ser corrigido ou o serviço a ser prestado.
  • Técnico responsável – nome do técnico responsável pela execução do serviço.

Por último, as informações do técnico que executou o serviço.

  • Data da execução do serviço.
  • Hora de início e fim do serviço.
  • Atividades executadas – descrever quais foram as atividades executadas no serviço.
  • Técnicos auxiliares – caso outros técnicos tenham participado do processo, adicionar os respectivos nomes.
  • Estoque – indicar se foi utilizado algum material no serviço (peça de reposição, novo equipamento etc) e qual foi esse material.
  • Observações – adicionar informações relevantes sobre essa ordem de serviços.
  • Assinatura do técnico de manutenção.

Existem algumas plataformas de gestão de facilities e manutenção que trabalham com ordens de serviços digitais. Além de economizar muito papel, elas oferecem mais agilidade, inteligência e precisão aos atendimentos. Agende uma demonstração do Optimus Prime com a nossa equipe e veja como uma OS digital pode melhorar a sua operação.

Por que é importante usar ordens de Serviço?

O gestor de manutenção ou de facilities deve ter controle total de sua operação. Conhecer todos os equipamentos, locais e planos de manutenção dão ao setor uma posição estratégica que permite à empresa gerar mais lucros e resultados.

Preencher corretamente as ordens de serviço de todas as tarefas executadas é essencial para manter esse controle em dia. Através delas é possível saber qual o tempo médio de execução de cada serviço, quantos técnicos são necessários para manter a operação em funcionamento, quando é necessário comprar materiais para deixar em estoque (e quanto se deve comprar), além de diversas outras informações.

Sem o devido preenchimento das ordens de serviço não é possível obter nenhuma das informações acima. Por isso é fundamental conscientizar toda a equipe de técnicos sobre sua importância e mostrar tudo que já foi melhorado na operação baseado em informações contidas nesses documentos.

Ordem de serviço corretiva

No dia a dia do setor de manutenção, uma OS corretiva é a que mais gera ‘dor de cabeça’, já que trata, na maioria dos casos, de falhas que ocorrem de maneira inesperada impactando diretamente a produção ou os usuários.

Por serem inesperados, muitas vezes os serviços corretivos acabam sendo finalizados sem uma ordem de serviço preenchida corretamente.

Este tipo de comportamento impacta diretamente na criação de um bom plano de manutenção preventiva, já que compromete a coleta de dados e a percepção operacional da equipe.

Por isso é importante conscientizar toda a equipe sobre a importância de preencher corretamente uma OS, mesmo quando ela é de natureza corretiva e precisa ser executada imediatamente.

Ordem de serviço preventiva

Muitos consideram a manutenção preventiva o coração das atividades de manutenção. Ela envolve pontos cruciais como inspeções, reformas e trocas de peças antes que os componentes atinjam o seu limite.

Se comparada com a manutenção corretiva, a manutenção preventiva é mais barata, já que há domínio das paradas dos equipamentos, ao invés de interrupções inesperadas.

É muito comum acrescentar nas ordens de serviço preventivas um checklist com todas as etapas da atividade que será realizada. Como a manutenção preventiva é baseada em rotinas, nada mais natural do que padronizar essas rotinas para que elas sejam executadas sempre com a mesma qualidade.

O planejamento e a padronização são bases fundamentais para melhorar o desempenho da manutenção. Com sua aplicação há um aumento significativo na confiabilidade dos componentes e na previsibilidade dos recursos que serão utilizados.

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