O que é ordem de serviço? Entenda a sua importância no facilities

A ordem de serviço (OS) é um documento que formaliza as informações de um serviço que foi ou será prestado e pode ser usado para orientar equipes manutenção. Através dele é possível colher informações fundamentais para a gestão de facilities e manutenção

Toda OS contém dados importantes, por isso montá-la e preenchê-la corretamente é um ponto fundamental na operação. Assim todas as áreas de uma empresa, como almoxarifado, manutenção, facilities, finanças etc., podem trabalhar em harmonia com os colaboradores.

Uma boa ordem de serviço contém, por exemplo, o horário em que o serviço foi solicitado e o seu tempo de duração. Com essas informações já é possível saber quais os indicadores de manutenção que são relacionados à disponibilidade dos equipamentos.

Como montar uma ordem de serviço

É hora de aprender como montar uma ordem de serviço. Na área de gestão predial, ela deve começar com a listagem abaixo:

  • Número da OS – número identificador individual para cada ordem de serviço
  • Hora de abertura – colocar a data/hora do momento em que o serviço foi solicitado
  • Local – em qual local a tarefa deve ser realizada (referindo-se ao endereço onde o equipamento encontra-se)
  • Andar – em caso de prédios, em qual andar o serviço deve ser executado
  • Área – qual a área dentro do local/andar em que a missão deve ser executada
  • Equipamento – em caso de falha de equipamento, qual é o equipamento que está dentro do local/andar/área que necessita de manutenção

As próximas informações a serem incluídas no documento são relacionadas ao serviço que deve ser prestado:

  • Nome do solicitante – nome do responsável da solicitação
  • Natureza da OS – se a ordem de serviço é de acompanhamento, atendimento, emergencial, planejada etc
  • Qual é o tipo de OS? – nome da equipe a quem a OS é destinada (civil, elétrica, mecânica, limpeza etc)
  • Qual é o problema? – indicar e descrever detalhadamente qual é o problema que deve ser corrigido ou qual o serviço a ser prestado
  • Técnico responsável – nome do profissional que executará a tarefa

Por último, o documento precisa conter as informações do técnico responsável pelo atendimento:

  • Data da execução do serviço
  • Hora de início e fim do serviço
  • Atividades executadas – descrever quais foram as atividades executadas no serviço
  • Técnicos auxiliares – caso outros técnicos tenham participado do processo, adicionar os respectivos nomes
  • Estoque – indicar se foi utilizado algum material no serviço (peça de reposição, novo equipamento etc) e qual foi esse material
  • Observações – adicionar informações relevantes sobre essa ordem de serviços
  • Assinatura do técnico de manutenção

Existem algumas plataformas de gestão de facilities e manutenção que trabalham com ordens de serviços digitais. Além de economizar muito papel, elas oferecem mais agilidade, inteligência e precisão aos atendimentos.

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Qual a importância da ordem de serviço?

O gestor de manutenção ou de facilities deve ter controle total de sua operação. Conhecer todos os equipamentos, locais e planos dão ao setor uma posição estratégica que permite à empresa gerar mais lucros e resultados.

Preencher corretamente as ordens de serviço de todas as tarefas executadas é essencial para manter esse controle em dia. Através delas é possível saber qual o tempo médio de execução de cada serviço, quantos técnicos são necessários para manter a operação em funcionamento, quando é necessário comprar materiais para deixar em estoque (e quanto se deve comprar) etc.

Sem o devido preenchimento da OS não é possível obter nenhuma das informações acima. É fundamental conscientizar toda a equipe de técnicos sobre sua importância e mostrar tudo que já foi melhorado na operação baseado em dados dos documentos.

Ordem de serviço corretiva

No dia a dia do setor de manutenção, uma ordem de serviço corretiva é a que mais gera ‘dor de cabeça’, já que trata, na maioria dos casos, de falhas que ocorrem de maneira inesperada impactando diretamente na produção ou nos colaboradores.

Por serem inesperados, muitas vezes os serviços corretivos acabam sendo finalizados sem uma OS preenchida corretamente. E isso impacta diretamente na criação de um bom plano de manutenção preventiva, já que compromete a coleta de informações e a percepção operacional da equipe.

Mesmo de natureza corretiva, essa ordem de serviço precisa ser executada imediatamente.

Ordem de serviço preventiva

Muitos consideram a manutenção preventiva o coração das atividades de manutenção. Ela envolve pontos cruciais como inspeções, reformas e trocas de peças antes que os componentes atinjam o seu limite.

Se comparada com a corretiva, a preventiva é mais barata, já que há domínio das paradas dos equipamentos, ao invés de interrupções inesperadas.

É muito comum acrescentar nas ordens de serviço preventivas um checklist com todas as etapas da atividade que será realizada. E como a preventiva é baseada em rotinas, nada mais natural do que padronizar esses costumes para que eles sejam executados sempre com a mesma qualidade.

O planejamento e a padronização são bases fundamentais para melhorar o desempenho da manutenção. Com sua aplicação há um aumento significativo na confiabilidade dos componentes e na previsibilidade dos recursos que serão utilizados.

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