O que é gestão de facilities e por que ela é tão importante?

A necessidade de reduzir custos, racionalizar processos e aumentar a disponibilidade das estruturas tem feito com que a gestão de facilities seja uma área cada vez mais valorizada no Brasil e no mundo. Estamos falando sobre a gestão profissional do ambiente construído, que tem como objetivo o planejamento e a operação de processos eficientes, integrando edificações, equipamentos e serviços.

COMO FAZER A GESTÃO DE FACILITIES DE UMA EMPRESA?

Até pouco tempo, os gestores de facilidades se dedicavam exclusivamente a garantir a funcionalidade da infraestrutura predial. “Hoje, outros fatores devem ser levados em consideração, por exemplo, a gestão do espaço do trabalho, o bem-estar e o engajamento dos seus ocupantes”, diz Christian Mina, diretor sênior de Facilities Management na Cushman & Wakefield Brasil. “Se antes a preocupação era com o funcionamento do ar-condicionado, hoje o gestor precisa estar atento não só ao equipamento, mas também à temperatura no local”, comenta Mina.

Essa percepção é compartilhada por Roberto Silva, managing director da CBRE para negócios de Facilities Management no Brasil. Segundo ele, a gestão de facilidades saiu do subsolo, como figura de linguagem, e tem assumido relevância na estratégia das corporações. “Ela tem sido ferramenta importante na cultura organizacional das corporações, com o conceito workplace experience, que é uma evolução do facilities tradicional”, expõe.

GESTOR DE FACILITIES

Nesse contexto, os focos se voltam ainda mais para o gestor de facilidades. Este profissional multidisciplinar pode ter como formação base a engenharia, a arquitetura, a administração e, até mesmo, a hotelaria. “Do ponto de vista comportamental, é um diferencial um profissional com visão de negócios e com excelentes habilidades interpessoais. Ainda mais considerando que o gestor de facilities é quase que um embaixador interno na organização, que deve conciliar prazos, custos e necessidades”, comenta Roberto Silva.

O gestor de facilidades tem, em seu dia a dia, duas prioridades críticas. “Primeiramente, é preciso saber o que a automação pode fazer em um local de trabalho. Além disso, é necessário ter um plano de ação”, destaca Mina. “Mais do que saber gerir um espaço, o gestor de facilities precisa também apresentar habilidades como resiliência, clareza ética, capacidade para trabalhar em equipe e talento para resolver problemas e tomar decisões em um curto espaço de tempo”, continua o executivo da Cushman & Wakefield Brasil.

SERVIÇOS MAIS PROCURADOS DE FACILITIES

O portfólio de serviços oferecido pela gestão de facilidades pode ser dividido em duas categorias, Hard e Soft Facilities Management. A categoria Hard contempla os serviços relacionados à estrutura do edifício, cujo principal objetivo é garantir a segurança e o bem-estar de quem utiliza o espaço. Já os serviços da categoria Soft são aqueles que tornam o ambiente corporativo mais agradável e seguro.

É considerado Hard Facilities Management:

  • Aquecimento
  • Iluminação
  • Encanamento
  • Segurança contra incêndios
  • Ar condicionado
  • Manutenções preventivas

Já o Soft Facilities Management é:

  • Segurança
  • Limpeza
  • Jardinagem ou paisagismo
  • Gestão de correspondências
  • Recepção e controle de acesso
  • Controle de pragas
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A centralização de todos esses serviços permite uma visão mais abrangente da operação. Quando os serviços estão pulverizados em vários departamentos fica difícil perceber o custo-benefício entre a relevância dos serviços prestados e demanda da empresa.

PRINCIPAIS INDICADORES DA GESTÃO DE FACILITIES

Manter todas essas complexas operações em harmonia, com eficiência e racionalização de custos, requer um trabalho minucioso de gestão, que inclui a adoção de uma série de indicadores para avaliar o desempenho de um edifício.

“Como o mercado de gestão de facilidades está em uma fase de amadurecimento na América Latina, quando comparado a Europa e Estados Unidos, por aqui ainda se utiliza muito o conceito de SLA´s (Service Level Agreement) e KPI´s (Key Performance Indicador) para medição de performance dos serviços”, revela Roberto Silva. Ele ressalta, no entanto, que algumas organizações já discutem e implementam conceitos mais inovadores como design thinking e jornada do consumidor. A ideia é deixar de lado um viés de punição na medição de qualidade dos serviços para focar na criação de uma experiência satisfatória de serviços aos colaboradores. “Com isso, espera-se unir eficiência operacional, alinhamento de expectativas e gerar um ambiente de cocriação”, explica o executivo da CBRE.

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COLABORAÇÃO TÉCNICA

Christian Mina – Diretor sênior deFacilities Management na Cushman & Wakefield Brasil. É graduado em Administração de Empresas pela Universidad Centroamericana (El Salvador) e pós-graduado em Comércio Internacional pela Universidad Autónoma de Madrid (Espanha).

Roberto Silva – Managing Director da CBRE para o negócio de Facilities Management no Brasil. É graduado em administração de empresas, com MBA em estratégia empresarial pela EAESP-FGV e MBA em digital business.

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