Conheça os Principais Indicadores de Manutenção

A gestão de facilities acontece para garantir que as atividades secundárias da empresa sejam bem executadas e favoreçam o desenvolvimento da atividade primária. Utilizar métricas e indicadores de manutenção aumenta o controle operacional e cria a possibilidade de um plano de ação para melhorar a qualidade das tomadas de decisões.

No dia a dia do gestor de manutenção, lidamos com os mais diversos cenários. Um conceito muito difundido é o de manutenções corretivas e preventivas. Com o volume de dados obtidos nessas manutenções é possível ter controle e criar previsões para cada equipamento e cenário da sua empresa. 

KPI (Key Performace Indicator)

KPI é a classificação dada para os indicadores de desempenho nos processos de uma empresa. Com esses indicadores bem implantados é possível obter o controle dos processos de manutenção, mensurar as ações e definir qual a estratégia correta para cada equipamento ou equipe.

Escolher KPIs que sejam claros e objetivos é um processo muito importante. Para isso, é feita uma análise bem criteriosa das métricas utilizadas, levando em conta os processos de cada empresa para adaptá-las à sua respectiva realidade. 

Indicadores de Equipamentos

MTBF, MTTR e, consequentemente, o cálculo de disponibilidade do equipamento são as métricas mais usadas na área de manutenção. Independentemente se está na área industrial ou predial, esses três KPI são de suma importância. Através dessas métricas, é possível ter o controle dos períodos de falha de um equipamento, tempo médio de reparo e sua disponibilidade. Sem essas informações não é possível mapear o impacto de determinados equipamentos na produção, o custo e o tempo do reparo.

MTBF (Mean Time Between Failures)

O MTBF é um dos indicadores de manutenção mais importantes. Esse indicador mede o tempo médio entre uma falha e outra em um determinado equipamento. A forma correta de utilizá-lo é aplicar individualmente para cada equipamento.

Fórmula do MTBF - Primeiro indicador de manutenção que estamos abordando.

Vamos supor que, durante um período, um dos Chillers do Shopping Center Optimus operou por períodos de 300 horas, 450 horas, 5000 horas e 1600 horas, logo o MTBF será:

Cálculo do MTBF

Quando maior o valor de MTBF, maior é a disponibilidade do equipamento. 

técnicos conferindo como estão os indicadores de manutenção em um notebook.

MTTR (Mean Time to Repair)

O MTTR indica o tempo médio de reparo de um determinado equipamento. Usado apenas para equipamentos “reparáveis”, é expresso matematicamente e representa o tempo total de manutenção corretiva para falhas dividido pelo número total das ações para correção.

Fórmula do MTTR - Outro indicador de manutenção trabalhado

Vamos imaginar a seguinte situação:

No Shopping Center Optimus, temos um Chiller com acionamento por motor elétrico. Esse motor elétrico apresentou algumas falhas durante um determinado período. João, o Supervisor da Manutenção, quer saber qual o Tempo Médio para Reparo daquele determinado motor elétrico para tomar algumas ações.

O primeiro passo de João foi levantar o número de falhas. Ao fazê-lo, descobriu que o motor apresentou quatro falhas durante o período.

O segundo passo foi levantar o tempo para reparo de cada uma dessas falhas. Ou seja, quanto tempo a equipe levou para colocar o motor elétrico de volta à operação em cada uma das situações. Analisando as Ordens de Serviço obtemos os seguintes dados:

FALHA 1: 2 horas

FALHA 2: 8 horas

FALHA 3: 3 horas

FALHA 4: 4 horas

Cálculo do MTTR

Não existe referência de um valor ideal para o MTTR. Cada empresa tem suas máquinas, equipamentos, equipes e situações específicas. O ideal é que seja feita uma análise a longo prazo orientando as equipes para diminuir cada vez mais o MTTR 

Disponibilidade do Equipamento

Esse indicador mostra, em forma de porcentagem, qual a disponibilidade de um equipamento em um determinado período.

O principal objetivo da equipe de manutenção é garantir e elevar a disponibilidade dos seus ativos. Por isso, antes de criar qualquer estratégia para a manutenção, é necessário saber qual a disponibilidade de uma máquina ou equipamento.

Fórmula do indicador de disponibilidade do equipamento

Utilizando os exemplos anteriores, o cálculo de disponibilidade do equipamento Chiller no Shopping Center Optimus fica da seguinte maneira:

Cálculo de disponibilidade do equipamento

Logo, notamos que o Chiller operou com 99,76% de disponibilidade dentro do período analisado. 

Indicadores de Atendimento: SLA (Service Level Agreement)

O SLA é o acordo de nível de serviço. Nele é definido o tempo de execução das atividades a serem desenvolvidas de acordo com o problema relacionado. Os SLA são referentes a metas futuras, diferente dos KPIs que se concentram no desempenho de algo que já passou.

Outra métrica relacionada é o tempo médio de atendimento.

TMA – Tempo médio de atendimento

O TMA é uma excelente métrica para medir qual é o tempo necessário para a resolução de um chamado, desde a sua abertura até a conclusão.

Com esse indicador você controla o número de atendimento que você pode prestar em um determinado período. 

O cálculo é simples, basta dividir o tempo total utilizado nos atendimentos pelo número total de atendimentos realizados.

Fórmula do TMA - Tempo médio de atendimento

Exemplo:  A equipe de Elétrica do Shopping Center Optimus é responsável pela manutenção das condensadoras. Durante o período de 3 meses foi possível colher os seguintes dados:

Foram abertas cinco ordens de serviço relacionadas a problemas de condensadoras.

OS 1231 – tempo de atendimento 180 min

OS 1245 – tempo de atendimento 90 min

OS 1280 – tempo de atendimento 790 min

OS 1301 – tempo de atendimento 500 min

OS 1312 – tempo de atendimento 350 min

Cálculo do TMA - Tempo médio de atendimento

Nota-se que o TMA do Shopping Center Optimus é de 382 min.

OBS: Caso queira ter um controle ainda maior do tempo médio de atendimento, você pode executar o cálculo de TMA relacionado ao problema e não somente ao equipamento. Dessa forma, é possível ser ainda mais realista em relação ao tempo de atendimento, pois cada item e cada problema dentro de um equipamento específico é tratado de uma maneira e tem um tempo individual para a solução.

Um KPI efetivo deve espelhar a realidade da sua empresa. Acima foram passados alguns exemplos de métricas mais utilizadas na área de manutenção. Porém, isso não te impede de criar as suas próprias métricas com o objetivo de avaliar os serviços e garantir a entrega. O importante é respeitar a individualidade de cada empresa.

Uma dica é iniciar com poucos, mas eficientes indicadores de manutenção, já que muitas vezes o excesso deles podem gerar um grande problema na hora da tomada de decisão.

O KPI escolhido deve permitir uma tomada de decisão mais assertiva, possibilitando que as ações promovam a redução de custos e melhoria contínua dos processos.

A maneira mais prática de manter os indicadores sob controle é através da utilização de ordens de serviços digitais. O Optimus Prime é um sistema de gestão de manutenção e facilities que concentra todo o fluxo de abertura e fechamento de ordens de serviço, planos de manutenção preventivas, checklists, avaliação de atendimento, horas trabalhadas pelos técnicos, mapeamento de áreas críticas e dashboards para controle das atividades.

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