Como usar checklist na gestão de facilities?

O checklist nada mais é do que uma lista de itens que devem ser conferidos. Sua função é garantir que todas as etapas e verificações sejam cumpridas conforme o programado, evitando que algo passe batido.

Na gestão de facilities e nas manutenções predial e industrial, essa checagem é necessária para conferir os status de equipamentos, máquinas, processos e serviços.

Essas listas ajudam o técnico e as equipes a entender melhor as performances, criando uma rotina de fiscalização para corrigirem eventuais problemas, consertos de peças ou outras demandas. Veja como usar checklist na gestão de facilities e na manutenção.

Checklist de manutenção

O checklist de manutenção pode reunir consultas e verificações como:

– Nível do óleo

– Temperatura do equipamento

– Alinhamento de componentes

– Aquecimento

– Lubrificação

– Vibração

Esses são alguns itens que podem ajudar a identificar quais são as condições operacionais do maquinário e evitar imprevistos. Porém, cada equipamento possui sua condição de operação e as orientações do fornecedor sobre as rotinas e cuidados necessários. O importante é seguir as especificações do fabricante à risca.

Checklist de limpeza

A terceirização da limpeza é muito comum nas empresas. E para que o serviço atenda às necessidades e expectativas de todos, é importante definir claramente tudo que deve ser limpo e conferido diariamente, semanalmente ou mensalmente.

O checklist de limpeza pode ser criado para orientar as rotinas, especificando todos os procedimentos que devem ser feitos em cada ambiente (salas de reunião, banheiros, cozinha etc.)

Na recepção, por exemplo, constam itens como limpeza dos pisos, das portas, de mesas, de móveis e retirada do lixo. Já o banheiro demanda cuidados mais de uma vez ao dia, e nele, acrescenta-se a limpeza do vaso sanitário, da pia, fornecimento de papel etc.

Checklist de segurança

A segurança dentro de uma empresa é um item extremamente importante. E o checklist de segurança ajuda a orientar o trabalho e garantir que todos os procedimentos sejam realizados.

O ideal é documentar cada atividade – pois caso haja algum problema ou acidente, é possível verificar se todos os requisitos foram avaliados e cumpridos de forma adequada.

Garantir o fechamento adequado de janelas, portas e portões, acionar travas, cercas elétricas, alarmes e circuitos internos e fazer a ronda de segurança podem ser alguns dos itens. Deve-se ter, ainda, um manual/procedimento padrão em caso de acidentes e emergências, tais como situações de incêndio, por exemplo.

 Como organizar um checklist?

Para organizar seu checklist é importante definir tudo que deve ser verificado: seja um serviço, equipamento ou máquina, com sua respectiva justificativa.

Você já entendeu a importância de trabalhar com checklists específicos para cada área, equipamento ou procedimento, certo? Mas como gerenciar todas essas listas?

O Optimus Prime é um software de gestão de facilities que permite a criação e o gerenciamento de centenas de checklists diferentes. Com ele é possível acompanhar tudo por tablets, celulares, QR Codes e sensores, documentar os procedimentos realizados com fotos e vídeos, e extrair relatórios.

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