Ferramenta de gestão de facilities transforma a operação de shoppings

A gestão de facilities em shoppings centers é uma atividade de alta complexidade. Primeiro em função da intensa circulação de pessoas e da dimensão dessas estruturas. Depois, por conta dos múltiplos serviços que precisam ser realizados – da conservação e limpeza, passando pelo controle de acesso, segurança patrimonial, jardinagem e paisagismo. Para completar, assim como ocorre em outras instalações, os gestores precisam garantir eficiência, redução de gastos e a satisfação dos usuários.

Mais recentemente, a pandemia de Covid-19 impôs desafios extras à gestão de facilidades em centros de compras. “Os equipamentos e instalações precisam estar com a manutenção em dia e o monitoramento das atividades não pode ser interrompido. Além disso, há a necessidade de implantar protocolos de limpeza e desinfecção de superfícies que estejam em acordo com as exigências dos órgãos reguladores e entidades de saúde”, comenta Paulo Marques, responsável pela Unidade de Shopping Centers do Grupo Brasanitas.

Optimus Prime é usado pelo shopping Vila Olímpia na Gestão de Facilities 

Como reduzir custos na gestão de facilities?

APOIO TECNOLÓGICO

Nesse contexto repleto de obstáculos a serem vencidos, os softwares de gestão de facilities tornaram-se instrumentos de trabalho valiosos para os shoppings centers. Por meio de dispositivos como tablets, celulares, QR Codes e sensores, essa tecnologia vem ajudando a eliminar o uso de papel, a organizar as solicitações de serviços e a centralizar informações e processos. As plataformas digitais são muito úteis, também, para padronizar procedimentos e rotinas, produzir relatórios gerenciais e vincular os planos de manutenção preventiva e corretiva a locais, áreas e equipamentos.

“Um sistema informatizado contribui para o monitoramento de todas as atividades de uma operação e serve para a obtenção de alta responsividade com possíveis ocorrências que necessitam de intervenções emergenciais como, por exemplo, detectar uma falha em um sistema de refrigeração e evitar uma parada indesejável”, comenta Marques. 

Ele destaca que os softwares especialistas oferecem indicadores e dados que suportam a tomada de decisão rápida, além de ações preditivas e preventivas. “As ferramentas digitais propiciam controle dos serviços realizados, monitoramento remoto das instalações e transparência com o cliente, que tem a possibilidade de consultar o andamento das atividades em tempo real”, continua o executivo do Grupo Brasanitas. 

Para instalações como shoppings centers, que operam com muitos serviços terceirizados, os softwares mais avançados são ainda mais necessários para padronizar serviços, definir checklists para diversas atividades, e acompanhar a produtividade das equipes. Mais além, eles são uma porta de entrada para o uso mais amplo da Internet das Coisas (IoT), para medição de fluxos de pessoas, monitoramento de equipamentos e geração de alerta automático em atividades ou locais críticos.

COMO SELECIONAR A MELHOR SOLUÇÃO?

Paulo Marques ressalta que as ferramentas digitais, por mais eficazes que sejam, não são suficientes para sanar as ocorrências sozinhas. “Elas precisam ser acompanhadas de uma estrutura robusta, amparadas por uma equipe especializada, procedimentos bem definidos, gestão ética e outras tecnologias que contribuam para maior produtividade”, comenta ele.

Além disso, é preciso ter à disposição uma ferramenta que, de fato, agregue valor à operação, com manuseio intuitivo tanto para a operação quanto para o gestor, suporte técnico adequado e acesso às informações relacionadas aos serviços de facilities em tempo real. “Desta forma, o gestor poderá saber a qualquer momento, os processos em andamento no shopping”, salienta Paulo Marques. Também é recomendável dar preferência a tecnologias com versão mobile, para dar mais agilidade e permitir a geração de evidências do trabalho realizado.

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COLABORAÇÃO TÉCNICA

Paulo Marques — Graduado em administração de empresas com especialização em gestão de pessoas e MBA em gerenciamento de facilidades, tem mais de vinte anos de atuação na área de serviço. É responsável pela Unidade de Shopping Centers do Grupo Brasanitas, gerenciando as operações em todo o território nacional.

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