Em seu dia a dia, o gerente de facilities deve superar uma série de desafios para obter o melhor desempenho de suas equipes técnicas. Uma sondagem realizada recentemente pela plataforma Optimus Prime junto a empresas do setor, detectou três pontos especialmente críticos na rotina desses profissionais: a complicada gestão de terceiros, o excesso de demandas a administrar e a dificuldade para assegurar a satisfação dos usuários das edificações. Tais situações podem implicar em falhas de controle, retrabalho e na avaliação negativa dos clientes internos. 

No entanto, algumas estratégias podem ajudar esses gestores a serem mais eficientes no comando das equipes técnicas. Confira, a seguir, três práticas recomendadas:

1) CONTE COM O APOIO DE UM BOM SOFTWARE DE GESTÃO 

A falta de padronização de processos e de rastreabilidade, assim como dificuldades para avaliar a qualidade do serviço realizado estão entre os problemas enfrentados pelos gerentes de facilities. Nesse momento, contar com suporte tecnológico é de grande valor para dar assertividade e agilidade às atividades. 

O mercado oferece soluções desenvolvidas especificamente para o controle de facilities, que simplificam processos ao organizar e centralizar todas as informações em um único repositório acessado por dispositivos mobile (smartphones e tablets). Entre outros recursos, esses softwares permitem padronizar rotinas, inventariar equipamentos, centralizar as ordens de serviço, gerenciar prioridades, registrar responsabilidades e controlar SLAs com rastreabilidade. 

“As ferramentas de gestão oferecem indicadores e dados que servem de suporte para tomadas de decisões rápidas e para ações preditivas e preventivas, além de propiciar controle dos serviços realizados, monitoramento remoto das instalações e transparência com o cliente”, resume Paulo Marques, responsável pela Unidade de Shopping Centers do Grupo Brasanitas. “É mandatório ter um software de gestão”, continua Fabrício Rodrigues, gerente de Plataforma Técnica na Sodexo On-site. Ele cita os softwares de manutenção e logística com módulos para planejamento de operação, uso de KPIs, gestão de ativos, gestão de pessoas e monitoramento do deslocamento das equipes técnicas através de GPS em veículos.

8 benefícios de utilizar um software para gestão de facilities

Conheça o Optimus Prime:  o software especialista em gestão de facilities 

2) INVISTA NA MOTIVAÇÃO DAS EQUIPES TÉCNICAS

De acordo com a Associação Brasileira de Facility Management, Property e Workplace (Abrafac), uma das principais funções de um gerente de facilities é desenvolver e implementar práticas que apoiem o desempenho e as metas da organização. Para isso é fundamental que ele ajude a criar oportunidades para crescimento pessoal e profissional de suas equipes.

“Além de estabelecer e monitorar indicadores de entregas e desempenho, é importante que o gestor realize reuniões periódicas com os responsáveis pelas equipes técnicas, não apenas com o intuito de controlar, mas para criar uma aproximação pessoal”, comenta Andréa Pareja, fundadora da Tower Facilities. “Humanizar as relações costuma ser uma medida valiosa para manter o alto desempenho e o engajamento dos times”, destaca Pareja, lembrando que dar feedbacks é outra prática bastante salutar para garantir a satisfação de todos e para a manutenção da busca pela melhoria contínua.

3) CENTRALIZE INFORMAÇÕES E DECISÕES EM UM CENTRO DE COMANDO  

Os centros de controle (comand center) surgiram nos ambientes militares com a necessidade de os comandantes terem um local para centralizar as informações relevantes para a operação. Em facilities, o termo se refere a departamentos que têm como função planejar e apoiar a gestão das pessoas, compras, suprimentos, logística e manutenção. “A ideia é deixar tudo centralizado, de modo a unificar e controlar as informações e dados, apoiando as tomadas de decisões e deixando a operação mais eficiente”, explica Fabrício Rodrigues, gerente de plataforma técnica na Sodexo On-site. 

Clique aqui para conhecer um software especialista desenvolvido para as especificidades da gestão de facilidades.

COLABORAÇÃO TÉCNICA

• Paulo Marques — Administrador de empresas com especialização em gestão de pessoas e MBA em gerenciamento de facilidades. É responsável pela Unidade de Shopping Centers do Grupo Brasanitas.

• Fabrício Rodrigues — Engenheiro eletrônico, pós-graduado em engenharia integrada da qualidade, é gerente de Plataforma Técnica na Sodexo On-site.

• Andréa Pareja — Administradora de empresas com mais de 25 anos de experiência em companhias de grande porte multinacionais. É especialista em gestão predial, gestão de obras e de equipes administrativas, multidisciplinares e de facilities. Também é fundadora da Tower Facilities.