8 benefícios de utilizar um software de gestão de facilities

Um software de gestão de facilities é utilizado para gerar, organizar e priorizar ordens de serviço para equipes de limpeza, segurança e de instalações no geral. Ele permite o planejamento das atividades garantindo a execução efetiva de gerenciamento de facilities e manutenção.

Também é possível manter um banco de dados com a informação dos ativos da empresa e vincular os planos de manutenção preventiva e corretiva aos locais, áreas e equipamentos.

Agora, vamos falar sobre 8 benefícios de utilizar um software de gestão de facilities. Confira!

Transparência, visibilidade e produtividade

O software de gestão de facilities ajuda os gerentes de operações a supervisionar e controlar os serviços de manutenção – garantindo que nada passe despercebido. Permite que sejam identificadas as tarefas dos colaboradores (próprios ou terceirizados), prazos entre abertura e encerramento de chamados, cronograma de trabalho individual ou do time, e tarefas em andamento.

A transparência aumenta a produtividade, pois permite que os gestores acompanhem os técnicos e conheçam os custos envolvidos em cada ordem de serviço. Fornece, ainda, dados sobre a produção diária e o tempo necessário para finalizar cada uma delas.

Com isso, os gerentes da instalação podem alocar os trabalhos mais adequados às habilidades e disponibilidade dos técnicos.

Satisfação dos usuários

Ao permitir acompanhar a execução do plano de manutenção preventiva de forma organizada e automática, o software autoriza que os gerentes percebam e identifiquem dificuldades e problemas na operação predial antes mesmo que eles aconteçam. Isso reduz as chances de indisponibilidade de serviços ou equipamentos e eventuais interrupções operacionais.

Com maior disponibilidade e locais mais apropriados, a satisfação dos usuários aumenta e o departamento de facilities passa a gerar mais valor para a companhia – tanto na manutenção e valorização dos ativos, quanto na estrutura de recursos humanos.

Praticidade nas ordens de serviço

Com formulários padronizados que podem ser acessados via mobile e a possibilidade de abrir solicitações por meio de QR Codes (que identifiquem o local, a área ou o equipamento), as ordens de serviço ganham inteligência e dão um passo à frente em comparação a e-mails, telefonemas, formulários em papel etc.

As informações necessárias para o chamado de um serviço são pré-definidas em um formulário, onde a equipe de manutenção consegue avaliar e priorizar o atendimento de maneira rápida e eficaz.

Com um sistema que centraliza as ordens de serviço, gerencia prioridades, registra responsabilidades e controla SLA´s, tudo fica facilmente rastreável.

O gestor de facilities consegue acompanhar o tempo que um chamado ficou em aberto, saber em qual atividade o técnico ficou trabalhando por mais tempo e quais os motivos para isto ter acontecido.

Controlam custos de manutenção e facilities

O software de gestão de facilities acompanha o desempenho dos técnicos e otimiza a realização dos chamados
Foto/Imagem: Gorodenkoff/shutterstock

Um bom software para gerenciamento de manutenção e facilities deve permitir que os técnicos e colaboradores apontem os custos dos orçamentos, deem baixa em materiais do estoque de manutenção vinculando-os a uma ordem de serviço e controlem o tempo (homem/hora) utilizada em cada atendimento.

Com estes dados estruturados em um programa é possível fazer diversas análises, otimizar times, procedimentos e garantir o máximo de desempenho da equipe.

Proporcionam evidências e mobilidade

Em época de mobilidade e digitalização de todos os processos, é essencial garantir que o software tenha uma versão mobile para permitir a geração de evidências do trabalho realizado.

Fotos ou vídeos do problema na solicitação de serviço, registros do antes e do depois do trabalho, e pesquisas de satisfação com o usuário são importantes para garantir o perfeito funcionamento da operação e acompanhar o desempenho de cada um dos técnicos.

Controlam contratos e padronizam o atendimento

Limpeza, segurança, jardinagem e alimentação são alguns dos serviços que, de modo geral, são terceirizados em operações de shoppings, corporativas, instituições de ensino e varejo. Controlar estas operações e garantir a qualidade do serviço e o retorno do investimento é sempre um grande desafio para o gestor de facilities e manutenção.

Com o software é possível exigir a padronização dos serviços pelas empresas terceiras definir checklists para cada tipo de atividade, garantir evidências, acompanhar a produtividade e dimensionar de forma assertiva o headcount dos contratos.

Planejamento e budget assertivos

Com o histórico de dados que o software oferece é muito fácil planejar e prever o que será necessário para o próximo período. Responda perguntas como:

  • Quais são as áreas, locais e equipamentos mais críticos?
  • Quantas pessoas são necessárias para elevar o padrão de qualidade?
  • Qual é o custo por oficina/tipo de serviço?
  • Como diminuir custos com terceiros ou otimizar os contratos?
  • É mais negócio trabalhar com terceiros ou desenvolver um time próprio?

Todas estas perguntas serão respondidas com dados objetivos que permitem que o budget seja planejado de forma assertiva e evidencie a necessidade do departamento de facilities para a diretoria.

Aproveitam a Internet das Coisas

A Internet das Coisas já é uma realidade no gerenciamento de espaços, medição de fluxos de pessoas e acompanhamento, e geração de alertas automáticos em atividades ou lugares críticos.

Para aproveitar esta tecnologia é indispensável que sua empresa tenha um software de facilities que consiga lidar com os dados e automatizar processos de envio de notificações, acompanhamento de incidentes ou disponibilidade de equipamentos ou locais.

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